Sebanyak 315 box arsip in aktif dari unit kerja Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah serta Satuan Polisi Pamong Praja Kota Denpasar Tahun 1980 sampai dengan 2005 Kamis, 5 Desember 2013 dimusnahkan dengan mesin cerca bertempat di Wantilan Museum Bali, Denpasar.

Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Denpasar, Drs. I Gusti Agung Rai Anom Suradi, M.M. yang sekaligus ketua panitia mengatakan, cara pemusnahan yang ditempuh adalah dicerca untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. “Jika biasanya pemusnahan arsip dengan dibakar, menurut kami tidak bagus karena merusak lingkungan. Dengan menjadikannya kertas rumput, nanti bisa dimanfaatkan kembali untuk keperluan pengepakan dan lain sebagainya,” jelasnya.

Dikatakannya, pemusnahan arsip merupakan suatu kegiatan untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip khususnya yang menyangkut ruang penyimpanan, tenaga, biaya dan waktu temu balik arsip yang dipergunakan. “Penyusutan/ Pemusnahan arsip juga merupakan tahapan akhir yang diciptakan, disimpan, dipelihara, kemudian disusutkan apabila sudah tidak mempunyai nilai arsip lagi,” ujarnya.

Sebelum dimusnahkan, terlebih dahulu telah diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan. Pertama dilakukan pra penilaian selama tiga bulan sejak Juli sampai September 2013 oleh Arsiparis Provinsi Bali dan Arsiparis Kota Denpasar. Tahap kedua, penilaian dilakukan selama dua bulan (Oktober dan November) terhadap arsip yang diusulkan musnah.

“Setelah mendapat persetujuan dari Waklikota, maka hari ini arsip in aktif tersebut bisa secara resmi dimusnahkan,” imbuhnya yang berharap gudang untuk menampung arsip-arsip diperluas mengingat ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan dari hari ke hari terus meningkat.

Sementara Sekda Kota Denpasar, AA Rai Iswara yang hadir mewakili Walikota Denpasar menjawab perluasan gedung tidak serta merta menjadi solusi. “Walaupun dikasi ruang yang luas tapi isinya selalu dipenuhi arsip ‘sampah’ ya seluas apapun gudang akan selalu dirasa kurang. Jika melihat penataan arsip di Australia meski mungil, gudangnya tidak pernah penuh karena diimbangi pemusnahan teratur. Untuk itu pemusnahan arsip di Kota Denpasar paling tidak bisa dilakukan rutin setiap tahun,” ujarnya.